“Quale è la prossima azione?”
Una domanda che tutti dovremmo farci prima di entrare in una sala riunioni..
.. una domanda semplice che farebbe fare passi avanti enormi se solo ogni partecipante se ne facesse carico..
Un po’ come un post o un articolo non sono significativi se non rispondono alla domanda “e allora?!?”, analogamente una riunione non è significativa se non dà una risposta alla stessa domanda..
Quanti partecipanti entrano in un meeting con lo scopo di uscire dalla stanza definendo la prossima azione che devono fare?
Quanti organizzatori convocano riunioni con l’intento esplicito che chiunque esca definisca la prossima azione come requisito minimo?
Quante azioni quindi scaturiscono da meeting sempre troppo incentrati sui risultati teorici e poco sul come e cosa fare per ottenerli?
Definire “la prossima azione”, che dovrebbe essere il motivo principale per organizzare una riunione, è spesso considerato un “optional”..
Il risultato è che le riunioni sono spesso lunghe, macchinose, noiose e piene di partecipanti che si incontrano più per scopi sociali che per ragioni operative.
… e scarsamente efficaci dal momento che solo pochissime persone riescono a sentirsi ingaggiate e motivate senza avere niente da fare se non ascoltare passivamente quello che viene detto (da altrettante persone il cui scopo è quello di parlare e non di “definire” il passo successivo).
Una soluzione?
Chi organizza può progettare la riunione invitando le persone solo a condizione che per loro si possa definire un’azione da fare (avendo cura di salvaguardare il loro tempo se non sono strettamente necessarie o utili)
Chi viene invitato ad una riunione deve accettare solo se è sicuro di poter contribuire o prendere in carico un’azione finalizzata al risultato a cui si punta.
Così facendo le riunioni sarebbero:
- sarebbero più efficaci (meno partecipanti ma maggiormente coinvolti)
- più economiche
- meno entropiche
- meno frustranti
Ci sarebbero meno partecipanti maggiormente coinvolti e meno “spettatori” frustrati da quella sensazione vivida di aver sprecato il proprio tempo senza aver creato valore aggiunto.