4 regole per una comunicazione professionale efficace…
Perchè dovrei ascoltarti?!?
Tutti sanno che una comunicazione che va in un’unica direzione è solo una perdita di tempo (e di soldi).. ma in quanti si attrezzano per evitare che questo accada?
Spesso nelle nostre interazioni professionali (e non), commettiamo l’errore di strutturare la comunicazione in una direzione sola, concentrandoci più a parlare piuttosto che a verificare che chi ci ascolta sia ricettivo.
Per una miriade di motivazioni, non ci si preoccupa né di ricevere un feedback rispetto a quello che si vuole dire, né di assicurarsi che la comunicazione sia chiara e porti l’effetto sperato…. trasformando le discussioni ed i “meeting” in monologhi senza interlocutore che rischiano di far perdere a tutti un sacco di tempo.
La non chiarezza o la poca ricettività hanno effetti anche sul “dopo”, perché un messaggio non chiaro o “unidirezionale” può fare più danni di un messaggio non detto, facendo perdere credibilità e minando tutte le interazioni future (chi ti ascolterà quando alla prima occasione hai bruciato tutte le possibilità di uno scambio proficuo?!? e tu avresti voglia di sentire un’altra persona dopo che ha monopolizzato il tuo tempo senza interessarsi a cosa ne pensi di un dato argomento?!?).
Quando il messaggio è importante (ad esempio se riguarda le proprie aspettative di carriera o un feedback per migliorare l’operato di un collaboratore), e si vuole “arrivare” all’interlocutore, è fondamentale:
– prendersi tempo per spiegare prima di tutto a se stessi cosa si vuole dire (chiarirsi l’obiettivo aiutandosi eventualmente con 2/3 punti cardine su cui sviluppare la discussione);
– preparare il discorso (magari provandolo o chiedendo una opinione ad una terza parte non coinvolta);
– inserire nel discorso elementi di interattività e scambio (facendo in modo che il messaggio preveda una “partecipazione” dell’altra persona);
– verificare che l’interlocutore abbia recepito (facendogli domande ed assicurandosi che l’altro abbia compreso a fondo quello che volevamo dire).
Qualsiasi messaggio, è come un seme: se lo butti in terra senza preparare il terreno, difficilmente è possibile raccoglierne dei frutti (in tal caso tanto vale occuparsi di altro.. risparmiando il tempo della “semina”).
Purtroppo la preparazione richiede tempo e fatica che pochi hanno voglia di spendere… ma è un passaggio necessario per dare un senso a quello che diciamo (ed in definitiva a quello che facciamo).
Un messaggio dato male ha lo stesso effetto di una prima brutta impressione: dà pochissimo spazio ad una seconda possibilità..
In sintesi, prima di parlare bisognerebbe sempre chiederci perchè il nostro interlocutore dovrebbe ascoltarci… ed in caso di dubbio tenere presente che è quasi sempre meglio tacere che minare ogni possibilità di interazione futura..