Enrico Zanieri

Appena laureati ci si muove nel mondo del lavoro con una concezione “h24 7/7”: man mano che si va avanti, si hanno più anni di esperienza alle spalle ma sempre meno anni di vita da vivere: a questo si aggiunge l’importanza sempre maggiore di trovare un corretto bilancio fra vita professionale e vita familiare per cui la gestione del proprio tempo (sia a lavoro che fuori) diventa un fattore chiave della propria soddisfazione.

Nella nostra giornata di 24 ore, almeno 8 sono dedite all’attività lavorativa ed in una moltitudine di professioni almeno il 60% del tempo (5 ore al giorno) è composto da riunioni ..

Chi ha la fortuna di fare un lavoro dove può gestire in prima persona almeno l’80% delle riunioni a cui partecipa (quindi 4 ore al giorno), può guadagnare 2 ore cercando semplicemente di dimezzarne la durata.

Considerando che c’è una legge “semi-scientifica” secondo cui l’uomo tende ad espandersi nel tempo che ha a disposizione, dimezzare la durata delle riunioni è relativamente semplice seguendo qualche buona pratica tanto apparentemente talebana quanto enormemente efficace:

– Mai coinvolgere più di 5 persone (se ci fate caso anche quando sono in 20, fra gente che guarda il cellulare e gente che sta pensando ad altro, i partecipanti realmente “attivi” non sono mai più di 4 o 5): se serve più partecipazione usate la regola dell’80/20 e fate partecipare solo il 20% di persone che possono risolvere l’80% dei problemi (gli altri li contattate offline).

– Mai fissare una riunione senza un’agenda preventiva di argomenti di cui discutere (massimo 4/5 punti con responsabilità definite)

– Mai utilizzare o far utilizzare PC e smartphone (regola per la concentrazione ma anche di buona educazione)

– Mai consentire sproloqui o manifestazioni dell’io: in una riunione si discutono solo cose che devono essere fatte o risolte e non cose che sono già chiuse (per dare soddisfazione ai “primi della classe” potete utilizzare la pausa caffè..)

– Educare preventivamente: le persone devono prepararsi prima, avere il dono della sintesi ed interagire fra loro riguardo l’unico scopo dell’incontro: risolvere problemi (sembra banale ma alla prossima riunione fate caso a quante volte si “devìa” da questo punto)

– Stabilire tempi definiti: non più di 5 minuti se l’oggetto riguarda chi partecipa alla riunione e non più di 10 per argomenti più complessi che riguardano catene di azioni che coinvolgano persone esterne al meeting (il famoso 80% residuo..)

Anche se non ci sono prescrizioni standard, nella maggior parte dei casi una riunione non dovrebbe mai durare più di mezz’ora.

Come sempre l’unica regola davvero valida è quella del buon senso: le riunioni sono buchi neri di energia ed occasioni in cui si consuma non solo il proprio tempo e ma anche quello altrui (motivo per cui ottimizzarle è non solo una necessità personale ma anche una questione di rispetto dei propri colleghi o collaboratori).

… tutto questo senza trascurare un fattore fondamentale: un meeting di un’ora e mezza con 20 persone che costano ad un’azienda una media di 50€ l’ora, provocano una perdita pari allo stipendio mensile di un buon operaio.. (considerazione che al netto dei costi contribuisce a spiegare l’ancestrale ostracismo verso i colletti bianchi).